¿Qué es el Assistant Accounts?

ElAsistente de cuentasLe permite automatizar diferentes procesos de cuenta y reducir la necesidad de interacción humana con los trabajos de cuenta.

Esto es útil cuando hay una gran cantidad de trabajo manual involucrado en chequear, precios y procesar sus documentos de cuenta que puede requerir que el personal de oficina revise documentos en contra de las reglas y regulaciones de su empresa.

Para acceder a esta pantalla:

1. En 365 Management, vaya aCuentas > Configuración de la cuentaY haga clic enAsistente de cuentasdesde el menú desplegable.

Cómo configurar

Puede configurar dockets de aprobación automática y Auto-post Dockets dentro de Accounts Assistant.

Para configurar su sistema para que los dockets que cumplan con una receta específica se aprueben automáticamente, siga los siguientes pasos:

Auto-aprobar Dockets

Crear una receta de autoaprobación

Para agregar recetas para aprobar automáticamente dockets:

1. Haga clic en elRecetas de aprobación automáticabotón.
   
2. Presione el+Añadirbotón para crear una nueva receta.
3. Entrar aNombreyDescripciónPara la receta.
   
4. Haga clic en elAñadir condiciónbotón.
   
5. Filtrar la recetareglasHaciendo clic en el disponibleFiltros.
   
6. Haga clicAñadirmeen la regla que quieres usar.
   
7. Configurar elCondiciones de regla.
   Por ejemplo, nuestra regla a continuación aprobará trabajos si son superiores a £ 50.
   
8. PrensaConfirmarpara añadir la condición.

9. A continuación, puede agregar más condiciones que funcionen junto con su primera regla. Para ello, debes agregar una Condition haciendo clic en el botón junto al 'Y"texto.
   
   Condiciones separadas porYLa lógica significa que los trabajos deben cumplir todas las condiciones establecidas en la receta, si no se cumple una sola condición, entonces el trabajo/docket no se aprueba automáticamente.
   Para agregar una condición que funcione en disyunction, agregue una Condition haciendo clic en el botón junto al texto 'O'.
   
   Condiciones separadas porOLa lógica significa que los trabajos solo necesitan cumplir con una de las condiciones para ser aprobados automáticamente.
   
   Puede agregar tantas condiciones como sea necesario, por ejemplo:

   "Si el valor de la tarifa es superior a £50,00" Y "Si NO fue modificado después del envío por el conductor" O "Si el tiempo de espera es superior a 10 minutos" Y "Si fue modificado después del envío por el operador"

   Resulta en la aprobación automática de un trabajo si la tarifa es superior a £ 50 y el conductor no modifica el trabajo después del envíoy/oel tiempo de espera es superior a 10 minutos y el operador modifica el trabajo después del envío.
   Si la tarifa es de £ 65 y el conductor no modifica el trabajo, pero el tiempo de espera es de solo 3 minutos, el trabajo sigue siendo aprobado automáticamente ya que cumple con una condición de la receta.

10. También puede alternar si los conductores son consultados cuando un trabajo falla, las comprobaciones de reglas haciendo clic en los iconos junto a la regla:
    

    Envíe una pregunta al conductor si la comprobación de reglas falla.
    Requerir al conductor que proporcione una prueba fotográfica de la razón por la que no se realiza el cheque.
    Requerir al conductor que proporcione una firma para aprobar el cheque.

    Puede ajustar la pregunta y el texto que aparece cuando falla una comprobación de reglas usando el botón Driver Query.

11. Una vez que haya agregado todas las condiciones necesarias, haga clic en +AñadirPara guardar la nueva receta.
12. Su nueva receta aparece en la lista de recetas de autoaprobación.

En cualquier momento, puede deshabilitar cualquier receta activa haciendo doble clic en una receta de la lista y desmarcar la opción habilitada. A continuación, puede hacer recetas inactivas sin necesidad de eliminarlas completamente de su sistema.

En caso de que necesite eliminar una receta de su sistema, haga clic en la receta de la lista y presione el botón Eliminar en la parte inferior del modal.

Driver Query

La opción de consulta del conductor le permite configurar preguntas y respuestas que los conductores deben responder si un trabajo falla ciertas comprobaciones o reglas en una receta.

Para agregar una nueva consulta del conductor:

1. Haga clic en elDriver Querybotón.
   
2. Entrar en elPreguntaPreguntar a un conductor si el trabajo falla en cualquier chequeo.
   
3. Entra en cualquierrespuestas comunesEl conductor puede seleccionar responder a la pregunta.
   
4. ElTexto requerido de firmayFotografía Texto requeridocampos se llenan de forma predeterminada, sin embargo, puede personalizar lo que dice el texto.
   
5. Luego haga clicAhorrar.

Una vez guardado, se mostrará una verificación a los conductores en Driver Companion si un trabajo falla en cualquier chequeo o reglas.

Auto-aprobar empleos

La siguiente configuración determinará si ciertos tipos de trabajo son autoaprobados de forma predeterminada o si requieren aprobación a través de una receta.

Para establecer un tipo de trabajo que requiera aprobación a través de una receta, alterna en elUso de la recetaOpción y utilice el menú desplegable para seleccionar una receta de aprobación automática preexistente.

Usa las dos opciones en la parte inferior,Aprobar reservas canceladasyAprobar No-FareLas reservas para activar o desactivar si los trabajos que se cancelan o no se desvían y cumplen con los requisitos establecidos por el tipo de trabajo, son auto-aprobadas.

Auto-post Dockets

Los toggles de esta pestaña le permiten controlar si los dockets aprobados se publican automáticamente.

Para activar o desactivar el auto-posting para cada tipo de reserva:

1. Haga clic en el(Tick) o (Cross) iconoEn cada fila:
   
   (Tick) Icono: Auto-posting ahora estará habilitado.
   (Cross) icono: Auto-posting ahora estará deshabilitado.

Mejores Prácticas

Al configurar su asistente de procesador, le recomendamos que configure dos tipos diferentes de automatización para agilizar el procesamiento del trabajo y aligerar su carga de trabajo. Estos dos tipos de automatización incluyen Cash Jobs y Account Jobs.

Receta de empleos en efectivo

El primer caso de uso de mejores prácticas es para Cash Jobs. Puede configurar su sistema para automatizar trabajos en efectivo para que tengan que pasar por tres condiciones diferentes para ser autoprocesados. Estas condiciones son:

• La tarifa está configurada para "por encima de la tarifa mínima" para evitar que los conductores llamen en tarifas de valor 0 para eludir comisiones o llamar en una tarifa de 1p.
• El precio final está dentro del 10% del precio estimado.
• El trabajo no fue modificado por el conductor como despacho.

Para configurar esta automatización en su sistema:

1. Haga clic en elRecetas de aprobación automáticabotón.
   
2. Entrar aNombreyDescripciónPara la receta.
3. Haga clic enAñadir condición.
4. Filtrar porPrecioy añadir 'Si el valor de la feria es superior a esta cantidad'.
5. Configure las condiciones de la regla modificando el importe para que coincida con su precio mínimo.
   
6. Haga clicAñadirmepara aplicar la regla.
7. Para agregar otra condición, haga clic en elAñadir condiciónjunto a 'Y'.
   
8. Filtrar porCalcy añadir 'Si coincide con el precio estimado dentro de esta variación porcentual'.
9. Modificar la condición para añadir '10%'.
   
10. Haga clicAñadirmepara aplicar la regla.
11. Añadir otra condición haciendo clic enAñadir condiciónjunto a 'Y'.
    
12. Filtrar porEditary añadir 'Si fue modificado después del envío por cualquiera de estos'.
13. Modificar la condición para que sea la siguiente: 'SiNo fueModificado después del envío porEl conductor'.
    
14. Haga clicAñadirmepara aplicar la regla.
15. Por último, haga clic en el verde+Añadirbotón para guardar la receta.

Su sistema ahora está configurado para procesar automáticamente Cash Jobs en efectivo que cumplen con los requisitos indicados anteriormente.

Receta de empleos de cuenta

Otra mejor práctica para el Asistente de Procesador es que recomendamos agregar una receta de autoaprobación que apruebe cualquier trabajo de Cuenta donde el precio final esté dentro del 10% del precio estimado.

Para configurar esta automatización en su sistema:

1. Haga clic en elRecetas de aprobación automáticabotón.
   
2. Entrar aNombreyDescripciónPara la receta.
3. Haga clic enAñadir condición.
4. Filtrar porCalcy añadir 'Si coincide con el precio estimado dentro de esta variación porcentual'.
5. Modificar la condición para añadir '10%'.
   
6. Haga clicAñadirmepara aplicar la regla.
7. Luego haga clic en el verde+Añadirbotón para guardar la receta.

En el futuro, esta receta de aprobación automática significa que cualquier trabajo de cuenta que se procese son automáticamente si el precio del trabajo está dentro del 10% del precio estimado.